¿Tu departamento de cobranza es efectivo? Descúbrelo acá

¿Tus clientes no te pagan a tiempo? ¿Tu cuenta de clientes morosos va por las nubes? ¿Tienes problemas de liquidez por no cobrar las facturas a tiempo? ¿Dejas de captar nuevos clientes por el miedo de venderles a crédito? ¿Tienes que pagar abogados para que cobren las facturas vencidas? Si tu respuesta a todo esto es sí, tu departamento de cobranza no es eficiente.

Esto puede llegar a ser un arma de doble filo, ya que no sólo existe la posibilidad de que ocurran errores importantes que afecten el proceso de cobranza, sino que significa un gasto en nómina, material de oficina, gestión de personal, entre otros.

Es mejor que evalúes la eficiencia de esta área en tu negocio y veas si es necesario mantenerlo o es prudente hacer una reducción, para así mejorar los procesos.

En este sentido, para saber si tu dirección de cobranza está siendo eficiente, hay ciertas señales que son difíciles de obviar.

Pésima Facturación

Los procesos de facturación son importantes, ya que no hay nada que pueda retrasar más el pago que una factura mal hecha. Si el número de recibos erróneos supera el 15%, debes estar atento.

El tiempo invertido para redactar una factura también influye en el proceso de cobranza. La consignación de una factura a un cliente no debe pasar de 24 horas, si por el contrario estos procesos tardan más de dos días, la efectividad del departamento de cobranza está fallando.

Sistema de pagos obsoletos

Si el departamento de cobros no se interesa en dar a los clientes mayores medios para que realicen sus pagos, está alerta.

Toda área de cobros exitosa, cuenta con más de tres métodos de pago, siempre pensando en la comodidad del cliente, y en especial de aquel que tiene una deuda vencida.

Si no cuentas con una terminal bancaria, aceptas transferencias electrónicas o incluyes alguna estrategia por pagos anticipados, las gestiones del departamento no son buenas.

No existe seguimiento de las deudas

Los integrantes del departamento de cobros, deben contar con un reporte mensual o semanal, de la cantidad de cuentas por cobrar que existen y de la cantidad de morosos que ya se han contactado efectivamente.

Si al pedir una estadística de esta información al departamento, no pueden facilitarla, estás en problemas.

Es importante dar seguimiento a todas las facturas enviadas, hacer llamadas periódicas para asegurarte que no hace falta nada para que se efectúe el pago pendiente, también funciona hacer llamadas para asegurar si ya se programó una fecha de depósito.

El porcentaje de retorno de los ingresos es bajo

A fin de cuentas, el objetivo de todo departamento de cobranza es mantener en cero las cuentas por cobrar y que el porcentaje de retorno de los ingresos sea elevado, si estos números están por debajo del 50%, es una señal clara de que la dirección está arrojando números rojos.  

A veces no es culpa de un cliente su falta de pago, en ocasiones la empresa tiene mucho que ver en esto, por no aplicar procesos de cobro eficientes.

La organización es fundamental

Cuando un cliente nota desorganización y falta de comunicación entre los departamentos de la empresa; se aprovecha de las circunstancias y demora sus pagos. Buscará aprovecharse del tiempo extra que la empresa le está otorgando al no reclamarle el pago.

Personas capacitadas

El buen desempeño de todo equipo también va de la mano de las políticas o prácticas que el jefe de ese departamento realice. Es necesario que el Jefe del Departamento de Cobranza posea las siguientes cualidades:

• Transmita seguridad, equilibrio y firmeza con sus actos y elimina los hábitos que influyen negativamente en tu conducta.

• Intente identificar aquellas frases, oraciones y pensamientos negativos que con frecuencia pronuncia, piensa o imagina.

• Aprenda a controlar sus pensamientos.

• Piense en lo que quiera lograr y cómo lograrlo.

• Evite aquellas ideas, emociones y experiencias negativas.

• Sustituya frases, oraciones o pensamientos negativos por afirmaciones optimistas y entusiastas.

• Repita constantemente las afirmaciones, sólo así podrá borrar las antiguas creencias, ideas y experiencias.

Sigue estos tips y descubre si tu departamento de cobranza cumple con las reglas básicas de la eficiencia. Sino debes considerar una de estas dos opciones, reducirlo o simplemente decidirte por la salida que más beneficios te traerá, automatizar los procesos de cobranza a través de la aplicación de un software especializado.

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