Facturación eficiente: Así hacen las facturas los profesionales

Uno de los factores que puede retrasar el pago de un cliente, es una factura atrasada o que esté mal hecha. Saber redactar este documento fiscal, es importante para llevar al día las cuentas por cobrar.

Todos estamos obligados a entregar este documento a nuestros clientes, como muestra legal de que existe o existió un intercambio de productos o servicios.

Para lograr una facturación eficaz debes seguir los siguientes pasos:

1. Obtener los datos del cliente a facturar

2. Determinar los productos y servicios a incluir en la factura, así como sus importes

3. Establecer los descuentos que aplicarán, método y forma de pago, etc.

4. Registrar la información de la factura en sistema de facturación

5. Enviar la factura al cliente

6. Confirmar la recepción de factura, obtener el visto bueno y fecha compromiso de pago

7. Ajustar y volver a enviar factura si hubo algún problema

8. Pagar factura

9. Conciliar el correcto pago y aplicación de fondos

10. Notificar cualquier problema o retraso

Por otro lado, si ninguno de estos datos está en tu factura, no vas por buen camino:

• Número de la factura (correlativo a la serie numérica).

• Nombre o razón social del comprador y vendedor, ya sea una empresa o una persona física.

• NIF del comprador y vendedor así como su dirección fiscal.

• Fecha de expedición.

• Fecha de operaciones cuando esta no coincide con la de expedición.

• Descripción del bien o servicio.

• El precio por unidad y el precio antes de impuestos de cada uno de los bienes o servicios.

• Si existe algún descuento o anticipo señalarlo.

• La cuota tributaria.

• El importe total.

• Número donde el cliente te pueda contactar.

Consejos útiles

Es un error no darle la importancia adecuada a la elaboración de las facturas, recuerda que este documento es un respaldo legal de que existe un servicio, y donde se establecen sus costos. Por ello, te recomendamos seguir estos consejos para reducir los errores cuando sea momento de redactar tus recibos.

• Lleva un registro exacto

Nadie tiene una memoria perfecta, a veces resulta difícil recordar qué actividades realizaste durante los primeros días del mes, por eso, debes registrar el trabajo a medida que vas avanzando. Si facturas por hora, asegúrate de utilizar un software que registre el tiempo para que sepas con exactitud cuántas horas has trabajado.

• Establece un ritmo de facturación

Se recomienda una frecuencia de una o dos veces al mes, incluso si prefieres facturar por productos en vez de hacerlo por servicios prestados. Cualquiera sea tu método, no olvides enviar las facturas el día establecido, de lo contrario puedes terminar desorganizando tu flujo de caja.

• Ten varios métodos de pago

Ofrecer distintos métodos de pago, aumenta las probabilidades de que tus clientes cancelen sus deudas a tiempo. Desde tarjetas de crédito y cheques hasta PayPal y otros métodos online. Aunque algunos de ellos suelen cobrar una tarifa por transacción, es probable que valga la pena, ya que los pagos serán más rápidos.

• Limita la fecha de pagos

Incluye la fecha límite de pago en la factura que le entregues a tu cliente. De esta forma,  no tendrá que calcular o “confundirse” cuándo esperas el pago. Recuerda que el dinero solo llegará luego de enviar la factura, no le des largas y toma la iniciativa.

• Crea facturas de aspecto profesional

Si quieres que tu negocio sea tomado en serio, necesitas facturas de aspecto serio. Asegúrate de incluir toda la información pertinente. Emplear un software que cree las boletas por ti y las envíe por correo electrónico es la forma más fácil de hacer esto.

• Controla las facturas impagas

Debes realizar un seguimiento a tiempo de estas facturas que aún no han sido canceladas, es tu responsabilidad como administrador. Aunque claro, tampoco comiences a perseguir a tu deudor el día después, al menos no si tu idea es mantener ese cliente.

• Verifica errores

Si estás usando un software de cobranza, entonces no tendrías que preocuparte por hacer mal las cuentas, pero nunca está de más asegurarte que las sumas dan bien, y qué decimales, puntos o comas, están en el lugar correcto.

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El poder de una factura profesional

La facturación precisa no solamente asegura mejor rendimiento sino que da mayor credibilidad y facilita el seguimiento de tu gestión diaria. No puedes darte el lujo de perder un cliente por algo que debería hacerse bien la primera vez, por ello, sigue estos consejos y reduce los errores al mínimo.

 

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