¡Que no paren los beneficios! Aprende a reducir tu trabajo administrativo

La productividad dentro de una empresa depende de muchas cosas.

Las herramientas de trabajo, la motivación del empleado, pero sobre todo de la cantidad de tareas que se tenga, son factores importantes para medir esto.

Uno de los primeros aspectos que se deben mejorar en la oficina es disminuir el trabajo administrativo, acción que trae muchos beneficios para todos en la empresa.  

En muchos estudios que se han hecho alrededor del mundo se descubrió que una excesiva carga de trabajo administrativo entorpece el crecimiento.

Por ello, solo se deben dejar los que de verdad impulsan la empresa.

Así te beneficia disminuir el trabajo administrativo

Produces más

Con menos carga administrativa innecesaria, tú y tus empleados se pueden enfocar en cosas importantes.

Así mejorarán su desempeño en aquellas actividades que son vitales para el desarrollo de tu empresa.

Reduces personal

Es probable que tengas personas en actividades que la verdad no son necesarias, por ejemplo, el que crea los archivos de cada nuevo cliente.

Este trabajo es importante, ciertamente, pero cuando eliminas las actividades innecesarias esta labor se la puedes sumar a otra persona.

Tienes más tiempo

Liberas tiempo que se empleaba en tareas sin importancia o burocráticas. 

Así, lo puedes emplear en ti y tu familia, o mejorar otras áreas de la empresa.

Hay mayor integración

El equipo puede trabajar más cohesionado porque no tiene una gran carga de trabajo, y es probable que exista la colaboración grupal.  

Herramientas que te ayudan a disminuir el trabajo administrativo

Subcontrata

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Más allá de ser una herramienta es una salida al trabajo administrativo, pero no nos referimos a outsourcing, sino que optes por softwares que ayudan a esto.

Por ejemplo, en vez de tener a decenas de empleados en el departamento de cobranza, puedes tener la mitad y apoyarte con un software de cobro que haga el resto y refuerce a los que se quedan.

Mailchimp

El envío de correos y notificaciones a cada uno de tus clientes, forma parte de ese trabajo que a diario debes hacer. 

Aunque si cuentas con Mailchimp, el tiempo que se emplea para esta labor se reduce más de la mitad, porque con esta herramientas puedes enviar correos masivos.

Agendas virtuales

Llevar un control diario de lo que se debe hacer, agendar y recordar, a veces suele ser muy tedioso.

En la web se encuentran varias agendas virtuales, como Google Calendar, que mandan un recordatorio automático sobre las fechas importantes que agendes y lo que debes hacer para esa actividad.

Doodle es otra opción, que se enfoca en la planeación de reuniones.

No necesitas llamar y enviar correos a todos para saber el día y la hora mejor para cada uno. 

A través de esta plataforma, cada usuario indica cuando le conviene reunirse, y simplemente tendrás que ver el día que más se escogió.

Basecamp

Es perfecto para la gestión de proyectos en grupo o individuales.

Tiene herramientas útiles que permite organizar tareas, determinar cuáles son las más útiles y prioritarias.

Además permite medir la productividad de cada uno de los participantes.

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Conoce con este instrumento las tareas que de verdad son importantes.

Se pueden sincronizar todas tus tareas a cualquier dispositivo Tablet o móvil. Este método se aplica de la siguiente manera:

• Tareas 1, son las más importantes

• Tareas 3, de importancia media

• Tareas 5, su prioridad es inferior o no tiene relevancia

Reducir el trabajo administrativo es fácil, aplica estos consejos y ten menos trabajo administrativo en 4 pasos.

Logra grandes cambios en tu empresa utilizando estas herramientas.


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