Las empresas tienen diferentes maneras de gestionar y cobrar deudas, pero cualquiera que sea la utilizada, siempre es importante usar las mejores frases para cobrar dinero amablemente y contar con estrategias para aplicarlas según el canal, el atraso en el pago y el tipo de deudor.
La clave es combinar empatía y flexibilidad, con firmeza y profesionalismo. ¿Es posible en el ámbito empresarial? Por supuesto, y en este artículo te mostramos cómo hacerlo de forma respetuosa para mantener relaciones sólidas con tus clientes y asegurar la cobranza efectiva de las deudas.
Frases para cobrar dinero según el canal de comunicación
Las gestiones de cobranza pueden efectuarse a través de distintos canales de comunicación y en cada uno de ellos el tono y nivel de formalidad será diferente.
Frases para WhatsApp y mensajes de texto
La mensajería de WhatsApp y los SMS son convenientes para recordatorios cortos y directos, como los de estos ejemplos de mensajes de cobranza:
- Buen día [nombre del cliente], le recordamos que tiene una factura pendiente con fecha de vencimiento el [fecha de vencimiento]. Puede realizar el proceso de pago a través de los métodos de pago disponibles en este enlace de pago: [enlace]. Agradecemos su pronta atención.
- Estimado [nombre del cliente], notamos un pago pendiente en su número de factura [número]. Si necesita un plan de pago, por favor comuníquese con nosotros. Quedamos atentos a su compromiso de pago.
Frases para correo electrónico
El correo electrónico es un canal más formal que un mensaje de texto y permite contenido de más extensión, pero sin perder el foco. Mira estos modelos:
- Hola [Nombre]. Me comunico contigo para recordarte que la factura N° [XXX], del [fecha], sigue pendiente de pago. Entendemos que a veces los plazos pueden pasar desapercibidos, por lo que este mensaje es simplemente un recordatorio para ayudarte a mantener tus cuentas al día. Quedamos atentos a cualquier consulta o comentario que necesites compartir.
- Hola [Nombre]. Nos ponemos en contacto para hacer un seguimiento sobre la factura N° [XXX], emitida el [fecha], que está pendiente de pago. Sabemos que pueden surgir imprevistos y queremos asegurarnos de que no haya ningún inconveniente con el proceso de cobro. Agradeceríamos tu colaboración para regularizar el pago lo antes posible. Gracias por tu atención y por la relación comercial que mantenemos.
Frases para llamada telefónica
Para las llamadas telefónicas es posible mantener un tono más cercano y coloquial, asegurando que la amabilidad acompañe toda la conversación. Aquí tienes dos propuestas:
- Buen día, le hablamos de [nombre de la empresa]. El motivo de la llamada es recordarle de manera cordial que tiene un pago de la factura pendiente con fecha de vencimiento el [fecha]. Queremos saber si necesita opciones de pago adicionales o prefiere establecer un compromiso de pago.
- Hola [nombre del cliente], le llamamos de [nombre de la empresa] para confirmar si ha recibido los mensajes de cobro sobre su deuda vencida. Nos gustaría ayudarle a resolver esta situación con un plan de pago que se ajuste a sus condiciones de pago.
La buena noticia es que no tienes que coordinar tú mismo los canales, ni elegir cuál es la mejor frase para tu gestión de cobranza. La infraestructura de Colektia está diseñada para aprender del comportamiento de los deudores, predecir el mejor canal y ajustar la estrategia automáticamente. Conoce más sobre qué es Colektia.
Frases para cobrar dinero según el tipo de deudor
Para elegir las palabras correctas, es necesario hacer una distinción entre los diferentes tipos de deudores para adecuar el tono de las frases y estrategias de cobranza.
Deudor distraído
Este tipo de deudores olvidan la fecha de vencimiento por descuido y responden rápido a un recordatorio de pago amable. Algunas frases sugeridas son:
- Solo quería recordarte que la factura N° [XXX] sigue pendiente de pago. Seguramente se te pasó por alto y agradeceríamos mucho si pudieras gestionarla a la brevedad.
- Queremos hacerte un pequeño recordatorio sobre la factura [XXX]. Entendemos que los olvidos ocurren y te agradeceríamos mucho que pudieras realizar el pago en los próximos días.
Deudor con dificultades económicas
Una vez que el deudor nos comunica su problema de liquidez, conviene tener frases para ofrecer opciones de pago o un plan de pago:
- Entendemos que el pago completo puede ser difícil en este momento. Estamos disponibles para negociar una alternativa que se ajuste a tus posibilidades y mantenga tu cuenta al día.
- Sabemos que pueden surgir dificultades económicas. Por eso, te ofrecemos la posibilidad de fraccionar el pago de la factura N° [XXX] en cuotas que te resulten cómodas.
Deudor moroso reincidente
El cliente moroso se retrasa con sus compromisos de pago de manera constante. Tu gestión de cobranza de este tipo de deudas pendientes necesita frases firmes, pero respetuosas:
- Tu factura N° [XXX] con fecha de pago [XXX] sigue pendiente a pesar de nuestros recordatorios anteriores. Te solicitamos amablemente regularizar tu cuenta a la brevedad para evitar inconvenientes.
- Nos preocupa que la factura N° [XXX] aún no haya sido abonada. Te solicitamos gestionar el pago cuanto antes y, si necesitas asistencia, estamos disponibles para coordinarlo.
Deudor conflictivo
Este tipo de deudor evita el contacto o responde de manera negativa a los recordatorios de pago. En estos casos es importante ser cordial y dejar registradas todas las comunicaciones:
- Queremos asegurarnos de que no haya malentendidos respecto al pago pendiente. Por favor, te pedimos que nos confirmes cuándo podrías gestionar la factura N° [XXX].
- Nos gustaría encontrar una solución que sea conveniente para ambas partes. Esperamos tu respuesta para poder regularizar la situación de manera amistosa y profesional.
Deudor estratégico
Este tipo de clientes puede pagar su deuda, pero retrasa el proceso de cobro a propósito. La mejor estrategia es enviar mensajes de cobro claros y con condiciones de pago muy específicas:
- Nos gustaría asegurar la regularización del pago de la factura N° [XXX]. Agradecemos que se realice antes del [fecha], según lo acordado.
- Para mantener nuestras operaciones en orden, te solicitamos realizar el pago de la factura N° [XXX] antes del [fecha límite]. Quedamos atentos a tu confirmación.
¿Cómo estructurar un mensaje de cobro amable?
Si bien pueden existir variantes en los mensajes de cobro, tener una estructura agiliza mucho los procesos y brinda coherencia y cohesión a todas las comunicaciones de cobranza.
Los elementos y el orden de esa estructura serían:
1. Saludo cordial personalizado con el nombre del cliente.
2. Detalle de la deuda vencida o la factura pendiente.
3. Propuesta de métodos de pago o de un posible plan de pago.
4. Cierre con agradecimiento y pedido pronta atención al compromiso de pago.
¿Qué debes evitar al cobrar dinero?
Las gestiones de cobranza son procesos para recuperar el dinero adeudado por un cliente o deudor de forma eficiente, profesional y dentro del marco legal. Su objetivo es lograr que el pago pendiente se concrete sin dañar la relación comercial ni afectar la reputación de la empresa, por eso es clave evitar estos errores:
- Usar amenazas o lenguaje agresivo.
- Ser excesivamente insistente.
- No ofrecer alternativas de pago.
- Desconocer el estado de la deuda o el monto adeudado.
- No llevar un registro de las comunicaciones en la base de datos.
- No aprovechar las llamadas inteligentes que simplifican la comunicación.
¿Por qué es importante cobrar dinero amablemente?
Cobrar dinero amablemente es importante porque es un doble mecanismo de protección. Por un lado, asegura la recuperación de la deuda pendiente para la empresa, y, por el otro, cuida la relación con el cliente, reduce la tensión y evita conflictos.
Sin embargo, las frases amables y empáticas, no funcionan solas: debes acompañarlas con acciones que aumenten su eficacia. Estos consejos pueden ser la clave:
- Adapta el proceso de cobranza y la comunicación a cada tipo de cliente.
- Utiliza distintos canales para asegurar la recepción de los mensajes.
- Registra todos las gestiones de cobranza.
- Aprovecha un software de cobranza para el envío de mensajes automatizados.
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