¿Sabías que, según una encuesta realizada por Coface, el 51 % de las empresas enfrentó retrasos de pago en 2024? Esto es un aviso de que una gestión de cobranza ágil, más que opcional, es vital para subsistir en un entorno empresarial marcado por la volatilidad.
Continúa leyendo porque te explicamos qué es la gestión de cobranza y cómo ejecutarla de forma eficaz, para la estabilidad financiera de tu negocio.
¿Qué es la gestión de cobranza?
La gestión de cobranza es el conjunto de estrategias, procesos y acciones que realizan las empresas para asegurar el pago de las deudas pendientes en el tiempo y forma acordados.
Un sistema de cobranza efectivo resulta esencial para la estabilidad económica de las organizaciones, pues garantiza ingresos constantes, disminuye la exposición a pérdidas, optimiza procesos internos y fortalece la posición en el mercado. Pero, ¿cuáles son los objetivos concretos del proceso?
¿Cuáles son los objetivos de la gestión de cobranza?
La importancia de la gestión de cobranza radica en el manejo organizado de los créditos otorgados y de la recuperación de pagos, con la finalidad de reducir el riesgo de impago y mejorar el flujo de efectivo de las empresas.
Sin embargo, un seguimiento proactivo de la morosidad y estrategias de cobranza van más allá de recuperar dinero, también aseguran una buena gestión financiera de la empresa. Te explicamos a detalle sus objetivos:
- Proteger la salud financiera del negocio: la salud financiera de una empresa depende de evitar problemas de liquidez, con el fin de poder operar, pagar gastos y crecer.
- Acelerar el flujo de caja: un negocio no puede funcionar sin liquidez. Al cobrar a tiempo, la empresa puede pagar sus propias deudas, potenciar el desarrollo estratégico y se evita solicitar financiamiento externo con altos intereses.
- Reducir la cartera vencida o en mora: una gestión proactiva y preventiva ayuda a evitar que las deudas se acumulen y se vuelvan incobrables, lo cual previene pérdidas financieras.
- Minimizar el riesgo de impago: reducir las pérdidas por deudas incobrables implica anticiparse y gestionar los pagos pendientes antes de que se vuelvan irrecuperables y afecten la rentabilidad.
- Optimizar el capital de trabajo: reducir el dinero que la empresa tiene retenido en cuentas por cobrar, permite que el capital circule y se use para otras actividades que generen más ingresos.
- Mejorar la gestión de cuentas: un sistema de cobranza bien estructurado permite clasificar a los clientes según su nivel de riesgo, fechas de pago y antigüedad de la deuda. Esto ayuda al control y organización de la cartera de clientes y una información financiera más precisa.
- Favorece la toma de decisiones estratégicas: con una visión clara de las cuentas por cobrar, la empresa puede ajustar sus políticas de crédito, mejorar sus términos de pago y definir qué clientes son más rentables o riesgosos.
- Mantener la relación con los clientes: es mejor resolver los problemas de pago de forma amistosa, en lugar de recurrir a acciones legales que puedan dañar la reputación de la empresa y perder a un cliente valioso para el futuro.
Un proceso de cobranza no es algo que debe hacerse a la ligera, sino que debe realizarse bajo ciertos protocolos. Al efecto, existen diferentes tipos de cobranza.
Tipos de cobranza y cómo se gestiona cada una
Diseñar tu estrategia de cobranza es fundamental para la gestión de las cuentas por cobrar. Además, requiere de una base de datos actualizada y políticas claras sobre los diferentes tipos de cobranza.
Básicamente, existen 4 tipos de cobranza:
1. Cobranza preventiva
La cobranza preventiva es una estrategia de gestión de cuentas por cobrar que tiene como fundamentos la anticipación y la proactividad. Su objetivo principal es asegurar un flujo de caja constante y saludable para la empresa.
Consiste en adelantarse a los atrasos para evitar que la deuda llegue a convertirse en morosa. Para ello, antes de que el cliente incumpla, se generan recordatorios de pago, control y comunicación constante para fomentar la puntualidad. Aquí, la tecnología es de gran utilidad.
La cobranza preventiva implica transparencia desde el inicio de la relación comercial, ya que se deben establecer de manera clara todas las condiciones de pago: plazos, formas de pago aceptadas y los riesgos de impago.
2. Cobranza administrativa o directa
La cobranza administrativa, también conocida como cobranza directa, consiste en la gestión de las cuentas por cobrar una vez que han vencido, pero antes de que se considere la posibilidad de iniciar un proceso legal.
El objetivo de la cobranza administrativa o cobranza directa es lograr que los clientes morosos cumplan con su obligación de pago. Se hace a través de gestiones internas de la propia empresa o de una agencia de cobranza.
Consiste en contactar de manera directa y cordial al cliente para recuperar los pagos pendientes. Se empieza con recordatorios formales y, si no hay respuesta efectiva, se escala a llamadas, cartas y correos más firmes.
3. Cobranza extrajudicial
La cobranza extrajudicial consiste en todas aquellas acciones de recuperación de deudas que se realizan fuera de los tribunales. Es decir, sin recurrir a un proceso legal, aumentando la intensidad y formalidad de las comunicaciones.
Esta política de cobranza se acciona cuando el proceso de cobro administrativo realizado directamente por la empresa no ha tenido éxito. Se acude, a menudo, a empresas de cobranza especializadas.
El objetivo de la cobranza extrajudicial es lograr que el cliente moroso pague de manera voluntaria, de forma persuasiva y negociada, evitando los costos y la duración de un juicio.
4. Cobranza judicial
La cobranza judicial es el proceso legal que inicia una empresa para recuperar una deuda. Se da cuando las prácticas de cobro amistosas o gestiones extrajudiciales no dieron resultado.
En este caso, la recuperación de los pagos de los clientes se realiza mediante una demanda ante los tribunales siguiendo los procedimientos establecidos por la ley, con el objetivo de obtener una sentencia que obligue al deudor a pagar.
Para iniciar el proceso de cobro es necesario que la empresa cuente con la representación de un abogado o un equipo legal, que un oficial judicial notifique al deudor sobre la demanda y se le de a este un plazo para que presente su defensa.
Etapas de un proceso de gestión de cobranza
Para que la gestión de cobranza funcione de manera eficiente es importante considerar que es un proceso que debe diseñarse en etapas:
1. Prevención y análisis de riesgo
Esta etapa es fundamental para minimizar la cartera vencida y comprende varios aspectos:
- Revisar la cartera creditica para segmentar las cuentas por nivel de riesgo.
- Analizar la capacidad de pago de los clientes.
- Diseñar estrategias preventivas como políticas de crédito claras y pagos a largo plazo, medio o corto plazo, y establecer condiciones específicas según el nivel de riesgo.
- Realizar monitoreo constante para un seguimiento continuo de los pagos y alertas tempranas para detectar posibles retrasos.
- Diseñar acciones correctivas anticipadas para prevenir riesgos de incumplimiento, como llamadas telefónicas, mensajes de WhatsApp, correos, mensajes de texto, etc.
2. Emisión y envío de estados de cuenta
Se informa al cliente el monto de la deuda a vencerse, los plazos de pago y las alternativas de pago (como transferencia, tarjeta de crédito o efectivo), mediante mensajes de texto, WhatsApp o correo electrónico.
3. Seguimiento y recordatorios de pago
Antes de la fecha de vencimiento de la factura se envían recordatorios para informar al cliente de sus obligaciones financieras y fechas de pago para evitar que caiga en morosidad.
Esta gestión puede estar automatizada con un software de gestión de cobranza para un monitoreo en tiempo real, como el que tenemos en Colektia.
Nuestro software de cobranza basado en inteligencia artificial con gestión omnicanal ayuda a las grandes o medianas empresas a conseguir más recupero, a menor costo y con mayor eficiencia.
4. Cobranza directa
En este paso, la empresa se encarga del proceso a través del departamento de cobranza o de un gestor de cobranza.
Si el cliente no paga en la fecha estipulada, se contacta y se plantea un acuerdo de pago u opciones de pago. Esto permite mantener una buena relación comercial, incluso si la factura ha vencido.
5. Revisión y seguimiento de pagos
Una vez que el cliente realiza el pago de la deuda, se debe actualizar el estado del cliente en la base de datos y emitirle un comprobante de pago o recibo.
Cuando se dispone de una herramienta digital de cobranza, como la de Colektia, este paso se realiza directamente, sin intervención de trabajo manual.
6. Análisis de resultados y mejora continua
El último paso y cierre del ciclo consiste en un análisis del proceso. Esto permite evaluar de forma periódica si se cuenta con una gestión de cobranza efectiva y cuáles son las condiciones del crédito.
Con base en la información obtenida se pueden implementar ajustes de las políticas de cobranza que optimicen el proceso. Esto a fin de lograr mejores índices de recuperación y mayor eficiencia operativa.
Ahora bien, aunque sigas al pie de la letra estas etapas, no siempre resulta óptima la gestión de cobranza. Pero hay algunas estrategias clave para lograrlo.
Buenas prácticas para la gestión de cobranza
Implementar buenas prácticas en la gestión de cobros favorece la recuperación de deudas de manera eficiente, protege la salud financiera de la empresa y posibilita mantener relaciones comerciales sanas con los clientes. Te comentamos las mejores acciones que puedes utilizar:
Establecer una política de cobranza documentada
Fijar lineamientos claros sobre plazos de pago, procedimientos de seguimiento y acciones en caso de incumplimiento ayuda a unificar criterios y dar mayor formalidad al proceso.
En Colektia consolidamos grandes volúmenes de datos de diversas fuentes que sirven como base para análisis avanzados y toma de decisiones estratégicas.
Implementar estrategias de cobranza personalizadas
No todos los clientes responden igual. Adaptar el tono y la frecuencia de contacto según el perfil de cada uno aumenta la efectividad en la recuperación de pagos.
La infraestructura AI de Colektia permite asignar carteras de forma inteligente para una gestión de cuentas más efectiva.
Usar canales diversos de contacto
La multicanalidad (email, teléfono, WhatsApp) facilita llegar al cliente por el medio que más utiliza, agiliza la comunicación y reduce la posibilidad de atrasos por falta de recordatorios.
En Colektia ofrecemos una infraestructura omnicanal con diversas opciones de recordatorios de pago.
Segmentar clientes según historial
Clasificar a los clientes de acuerdo con su comportamiento de pago permite dedicar más recursos a quienes tienen mayor riesgo y mantener un seguimiento más ligero en los pagos cumplidos.
Nuestra infraestructura AI procesa grandes volúmenes de datos para identificar patrones y segmentar la cartera de manera inteligente, con seguimientos en tiempo real y para una mejor experiencia del cliente.
Monitorear pagos con reportes periódicos
Revisar la base de datos de manera constante a través de informes facilita detectar deudas tempranas y tomar decisiones oportunas antes de que la morosidad aumente.
El Colly - Data Hub de Colektia es un repositorio de datos de cobranza que centraliza, organiza y almacena toda la información de su cartera en un único lugar. Está diseñado específicamente para gestionar datos de cobranza.
Uso de inteligencia artificial para una cobranza eficiente
Los software de cobranza se han convertido en un recurso clave para las empresas. Permiten actuar de manera más estratégica, eficiente y responder con flexibilidad y celeridad a las demandas de un mercado cambiante. Estas herramientas digitales agilizan y sistematizan los procesos de recuperación de pagos.
¿Por qué usar la infraestructura de Colektia?
Porque en Colektia te ofrecemos un soporte que hace más eficiente el recupero: reduce los costos operativos en hasta 30% en menos de 8 semanas y con menos esfuerzo manual. Esto aminora tus riesgos financieros, te garantiza el cumplimiento regulatorio y tus metas corporativas.
Si tu empresa enfrenta problemas de liquidez por atrasos en los pagos de los clientes, cambia a una gestión de cobranza efectiva, inteligente y potenciada con AI. Contáctanos y evoluciona la gestión de cobros con Colektia, el futuro de la cobranza ejecutado hoy.
