Aunque parezca un detalle, la realidad es que no lo es y hacerlos requiere de habilidades como comunicar con precisión los datos, persuadir con palabras sin generar incomodidad y transmitir con claridad, empatía y asertividad.
En este artículo abordaremos todos estos aspectos, además de brindarte una solución innovadora y eficiente para implementar recordatorios de pago que sí funcionan.
¿Qué es un recordatorio de pago y para qué sirve?
Un recordatorio de pago es una notificación o mensaje que se envía a un cliente para informarle que tiene un pago que realizar a la empresa, ya sea que el día del vencimiento esté próximo o que se trate de un pago pendiente.
Los recordatorios de pago son importantes para el proceso de cobranza porque ayudan a evitar problemas de flujo de caja, facilitan el seguimiento de cuentas por cobrar y reducen el riesgo de olvidos, tanto para el cliente como para la empresa.
Un recordatorio bien comunicado permite cobrar sin generar conflictos ni molestias, pero eso no quiere decir que todos sean iguales: existen recordatorios amistosos y mensajes de cobranza más formales. Su elección dependerá de los canales y las estrategias a utilizar para cada tipo de cliente.
Tipos de recordatorios de pago en el proceso de cobranza
Existen diferentes tipos de recordatorios que se usan en distintas etapas de la gestión de cobranza:
- Primer recordatorio: se envía previo a la fecha de vencimiento del pago y tiene un tono cordial y amistoso.
Su propósito es recordar al cliente que la fecha de pago se acerca, reforzar la responsabilidad y facilitar que cumpla con el vencimiento.
Este tipo de comunicación busca generar conciencia sobre la obligación de pago sin causar presión ni incomodidad.
Es recomendable para todos los clientes, especialmente aquellos con buen historial de pagos.
- Segundo recordatorio: se envía tras la fecha límite de pago, tiene un tono más firme y serio, aunque siempre profesional.
Su objetivo es motivar al cliente a regularizar su deuda cuanto antes, destacando la importancia del pago pendiente y las posibles consecuencias de no cumplir con la obligación.
Se sugiere enviar a clientes que no respondieron al primer recordatorio.
- Mensajes de cobranza avanzados: se utilizan cuando persisten los pagos pendientes o existe riesgo de acciones legales.
Su tono es formal y firme, y su objetivo es solicitar la regularización inmediata del pago, advertir posibles medidas legales si la deuda no se resuelve.
Se aplican principalmente a clientes con historial de morosidad, en procesos de recuperación de una cartera castigada o cuando se requiere el registro de documentación oficial de la comunicación.
¿Cuáles son los canales más efectivos para enviar recordatorios de pago?
Para una gestión de cobranza eficiente es necesario utilizar distintos tipos canales. Cada uno ofrece ventajas específicas, resulta más efectivo en determinadas etapas del reclamo y requiere mensajes con estructuras adaptadas al estilo propio de cada medio, aunque todas tienen en común el uso de frases amables.
WhatsApp y redes sociales
Las principales ventajas de estos canales son la cercanía, la simplicidad y la inmediatez, ya que las personas suelen estar en estas plataformas muchas horas al día y ven los mensajes rápidamente.
Además, tienen la posibilidad de incluir un enlace de pago, lo que te permite adelantar acciones y darle una opción rápida a los clientes para que solucionen el tema.
Buenas prácticas en mensajes sociales:
- Personalizar con nombre del cliente.
- Hacer recordatorios claros y concisos.
- Despedirse cordialmente al finalizar.
Ejemplos de mensajes de recordatorio de impago por redes sociales:
- Hola Juan, tu factura N°1234 vence mañana. Puedes pagar fácilmente con este enlace: [link]. ¡Gracias por tu pronta gestión!
- Buen día, Carla. Recordatorio amistoso: tu pago de $XX vence hoy. Puedes completarlo aquí: [link]. Cualquier consulta, escríbenos.
Mensaje de texto (SMS)
Este tipo de mensajería es ideal para pagos atrasados o urgencias ya que la mayoría de los mensajes de texto son leídos en minutos, mientras que en redes sociales pueden perderse entre notificaciones y publicaciones.
Otras ventajas del SMS son: más privacidad, no dependes de que el cliente revise un feed y casi todos tienen teléfono móvil con capacidad de recibir SMS, mientras que no todos usan la misma red social o no las revisan con tanta frecuencia.
Buenas prácticas al enviar SMS:
- Ser breve.
- Incluir número de factura, fecha límite y opciones de pago.
Ejemplos de mensajes de recordatorio de pago por SMS:
- Factura N°5678 vencida el 5/10. Monto: $XXX. Paga aquí: [link].
- Recordatorio de pago: tu factura de $XX vence mañana. Consultas: [teléfono/email].
E-mail de cobranza
Este canal es más formal y profesional. Además de ser efectivo para mantener un registro ordenado y por escrito de la comunicación, al permitir almacenar los envíos y respuestas, una función muy útil para auditorías o seguimiento. Se utiliza para pagos por vencer y recordatorios de vencimiento de la factura o factura vencida.
Entre los beneficios de usar el email en la gestión de cobranza podemos mencionar que al ser una comunicación más extensa, permite incluir monto, fecha de vencimiento, métodos de pago y cualquier información de contacto adicional necesaria, incluso documentos adjuntos.
Además, son automatizables según fechas de vencimiento.
Buenas prácticas para los email de cobranza:
- Personalizar el mensaje.
- Indicar monto, fecha límite y formas de pago.
- Evitar mensajes agresivos e incluir un llamado a la acción claro, como “Pagar ahora” o “Contactar para consultas”.
Ejemplos de mensajes de recordatorio de pago por correo electrónico:
- Asunto: Recordatorio de pago – Factura N°9012
Cuerpo:
Estimado Pablo,
Te recordamos que la factura N°9012 por $XXX vence el [día de vencimiento] . Puedes realizar el pago mediante transferencia bancaria o tarjeta siguiendo este enlace: [link].
Muchas gracias por tu atención.
- Asunto: Pago pendiente – Factura N°3456
Cuerpo:
Hola Ana,
Queremos recordarte que tu factura N°3456 por $XX está vencida. Adjuntamos el detalle de la factura y los métodos de pago disponibles. Para cualquier consulta, estamos a tu disposición.
Llamadas telefónicas
El recordatorio de pago a través de una llamada telefónica es el más conveniente para utilizar con clientes difíciles de contactar o que tienen pagos vencidos. La clave aquí es contar con un guión de comunicación y personal entrenado para este tipo de reclamos.
Las llamadas permiten un contacto personal y directo con el cliente, facilitan la negociación de plazos y suelen generar respuestas más rápidas que los mensajes escritos.
La flexibilidad en la comunicación oral hace que se pueda adaptar el tono según el tipo de cliente y la situación.
Buenas prácticas para llamadas telefónicas de cobro:
- Preparar un guión claro que incluya monto, fecha de vencimiento y opciones de pago.
- Mantener un tono cordial, profesional y respetuoso en todo momento.
- Escuchar activamente al cliente y responder sus dudas.
- Confirmar acuerdos o compromisos al final de la llamada.
Ejemplos de mensajes de recordatorio de pago por llamada telefónica:
- Hola Luis, te llamo para recordarte que la factura N°789 tiene día de vencimiento [fecha]. ¿Quieres que te indique las opciones de pago disponibles?
- Buen día, Marta. Llamo para confirmar si pudiste realizar el pago de la factura N°654 por $XX. Podemos coordinar una forma rápida de pago para evitar cargos adicionales.
Elegir qué canales usar y los mensajes correctos ya no es un problema.
Con Colektia y nuestro sistema de automatización que utiliza canales digitales como email, whatsapp, ivr, sms y agentes AI, ya tienes todo solucionado.
Estrategias de recordatorio de pago según el tipo de cliente
Un tipo de recordatorio no es de utilidad para todos los casos, por eso es necesario tener distintas estrategias y personalizar la comunicación según el cliente sea corporativo o individual.
Esto mejora la experiencia del cliente, fortalece la relación comercial, permite mantener un flujo de caja saludable y aumenta la eficacia en la gestión de cobranza.
¿Cómo enviar recordatorios a los clientes corporativos?
En el caso de los envíos de recordatorios a empresas u organizaciones, se debe mantener un tono formal. En las comunicaciones nunca pueden faltar datos como el detalle del número de factura, la fecha de vencimiento, las opciones y las condiciones de pago.
El objetivo de estos recordatorios, además de cobrar lo adeudado, es mantener la relación comercial a largo plazo. En estos casos, el email es el canal más elegido.
¿Qué es más efectivo con clientes individuales?
Para los clientes individuales la sugerencia es entablar una comunicación más directa, a través de WhatsApp, SMS o redes sociales. Este tipo de canales requieren de mensajes concisos y directos, aunque es posible sumar personalización y un tono amistoso en saludos breves.
Este tipo de recordatorio puede agilizar el trámite con un enlace de pago que permita al cliente cancelar su deuda con un solo clic.
¿Es posible automatizar los recordatorios de pago?
En la actualidad es totalmente posible automatizar los recordatorios de pago gracias a plataformas de gestión de cobranza que utilizan tecnología avanzada.
Esto permite enviar mensajes de cobranza a través de varios canales, personalizar cada comunicación y hacer que el proceso de pago tenga todos sus pasos registrados y ordenados.
Además, cuando se utilizan recordatorios automáticos se obtienen otros beneficios como la reducción de falta de pago y mantener un flujo de caja más estable y predecible. También se optimiza la gestión de cobranza y la experiencia del cliente, gracias a que los procesos son más ágiles y organizados.
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