-min.jpg)
En el mundo empresarial, vender no es suficiente: cobrar a tiempo es lo que realmente asegura la estabilidad financiera.
Hoy existen diferentes tipos de cobranza, por lo que conocerlos y apoyarse en soluciones digitales es clave para mantener un flujo de efectivo sano y fortalecer tus relaciones comerciales.
Sigue leyendo para que conozcan en qué consisten y cuál te conviene más para tu tipo de negocio.
¿Qué es la cobranza?
La cobranza es el proceso mediante el cual una empresa gestiona el cobro de las facturas, créditos o deudas vencidas de sus clientes. En otras palabras, son todas las acciones que se realizan para recuperar el dinero correspondiente a productos o servicios ya entregados.
Una gestión de cobranza efectiva es clave para la salud financiera de cualquier negocio: mantiene el flujo de efectivo, favorece la recuperación de deudas pendientes, mejora la relación con los clientes, optimiza la planeación financiera, ayuda al crecimiento y fortalece la rentabilidad, entre otras cosas.
Eso significa, entonces, que la cobranza no consiste solo en la recuperación de la cartera vencida, sino que es una parte estratégica del know-how de las empresas, ya que garantiza estabilidad, continuidad y el fortalecimiento de las mismas. ¡Veamos cuáles son los diferentes tipos de cobranza, para que puedas aplicarlas!
¿Cuáles son los tipos de cobranza más comunes?
Hay diversas formas de llevar a cabo la recuperación de cartera vencida, y comprender cómo funciona cada tipo de cobranza es clave.
Identificar sus particularidades permite seleccionar la estrategia de cobro más conveniente de acuerdo con el tipo de cliente, la naturaleza y las necesidades de la empresa, el monto de las deudas pendientes y el contexto.
Entre los diferentes tipos de cobranza están:
Cobranza preventiva
Se centra en evitar el impago y la mora temprana. Se realiza antes de que la deuda venza o en los primeros días de atraso para evitar que la deuda se convierta en morosa. Esto reduce la probabilidad de retraso y mejora la experiencia del cliente.
En este proceso de cobranza preventiva se usan recordatorios de pago por WhatsApp, llamadas telefónicas y mensajes de texto. Además, se ofrecen al cliente incentivos por pronto pago.
Cobranza administrativa
Consiste en hacer seguimiento a la fecha de vencimiento y vigilar los pagos pendientes dentro de la cartera de clientes, para asegurar el proceso de cobro. Se aplica justo después de que el pago vence, pero sin que el atraso sea grave.
La cobranza administrativa es importante para mantener la relación cordial con los clientes y recuperar pronto el dinero sin dañar la confianza. Entre las estrategias de cobro de este tipo de cobranza están llamadas de cortesía, correos de seguimiento y mensajes en plataformas de pago.
Cobranza extrajudicial
Se utiliza cuando un cliente acumula atrasos importantes en sus pagos. En esta etapa, aunque la deuda ya ha superado el plazo establecido, todavía se intenta lograr una solución por la vía de la negociación sin llegar a procesos legales.
La cobranza extrajudicial es una gestión de cobranza fuera de tribunales que agiliza el pago de la deuda y muestra seriedad sin tener que llegar a acciones legales.
Para ello, se refuerza la comunicación con el deudor, se plantean alternativas como notificaciones formales de pago, negociación de acuerdos de pago y, en algunos casos, la participación de agencias de cobranza.
Cobranza judicial
Se aplica cuando hay clientes morosos y deuda vencida. Es decir, cuando la empresa tiene que recurrir a un proceso legal como última instancia para la recuperación de las deudas y no perder totalmente el dinero.
La cobranza judicial implica demandas, embargos u otros procesos judiciales, dependiendo de la legislación de cada país. Lo que puede resultar costoso y afectar las relaciones comerciales. En este caso se acude a la negociación de acuerdos de pago con los clientes morosos, a fin de recuperar las deudas pendientes.
Cobranza con intermediación
Es una estrategia de cobranza en la cual la empresa delega la gestión de la recuperación de sus cuentas por cobrar a un tercero especializado, como una agencia de cobranza o un despacho de cobranza externo.
Quiere decir que, en lugar de que la empresa realice la cobranza directa a sus clientes, contrata a un intermediario para que se encargue del sistema de cobranza. Este puede ser parcial en ciertos casos o etapas o completo, con la recuperación de toda la cartera vencida.
Aunque la cobranza por intermediación puede darse en cualquiera de los diferentes tipos de cobranza, el objetivo es aprovechar la experiencia, recursos y métodos de agencias de cobranza especializadas como Colektia, para aumentar la tasa de recuperación de deudas y reducir la carga administrativa interna. Conoce más sobre qué es Colektia.
¿Cómo elegir el mejor tipo de cobranza?
Algo fundamental que tienes que saber es que no existe un único tipo de cobranza ideal. Depende de la realidad de cada empresa, del contexto financiero en el que se desenvuelve, del monto del impago, de la conducta de pago de tus clientes y de las relaciones comerciales que tienes con ellos.
Pero podrías guiarte por estos criterios para saber cuál conviene a tu tipo de empresa:
- Analiza el tipo de cliente
Recuerda que no todos los clientes están en la misma situación:
- Para clientes cumplidos: puedes adoptar una cobranza preventiva con recordatorios amistosos.
- Para clientes con retrasos ocasionales: puedes adoptar una cobranza administrativa o temprana, con seguimiento cercano.
- Para clientes morosos reincidentes: un método de cobranza extrajudicial o por intermediación puede ayudarte a tener mejor tasa de recuperación.
- Para clientes con deudas grandes e incobrables: puede ser necesario llegar a cobranza extrajudicial o cobranza judicial.
2. Evalúa el monto de las deudas
Igualmente, no todas las deudas corresponden a la misma categoría:
- Para deudas con montos pequeños: tal vez no sea necesario un proceso legal. Es mejor usar un método de cobranza administrativa o con intermediación a bajo costo.
- Para deudas con montos altos: se justifica invertir en cobranza extrajudicial o cobranza judicial para no perder capital.
3. Considera tus recursos internos
Es importante que estés consciente de con qué recursos cuentas para tener una gestión de cobro eficiente:
- Tienes un buen equipo de crédito y cobranza interno: con él puedes hacer un tipo de cobranza directa, a través de cobranza preventiva y cobranza administrativa.
- Tienes una empresa pequeña y no tienes personal especializado: puede convenirte la cobranza por intermediación con un despacho externo o agencia de cobranza.
4. Piensa en la relación con tus clientes
Las relaciones comerciales con los clientes son un punto neurálgico de las empresas. Por eso:
- Si es un cliente estratégico o de largo plazo: te conviene agotar primero vías amistosas y negociadas.
- Si el cliente ya no es prioritario y la deuda está avanzada: tendrás que ser más firme e incluso optar por procesos legales.
5. Revisa el marco legal y contractual
En este caso, procura que en tus contratos, facturas o acuerdos de pago queden bien definidos el plazo de pago, los intereses por demora y las opciones de cobranza.
Con esos puntos claros desde el inicio, tendrás mayor seguridad y podrás decidir la mejor forma de recuperar tu dinero sin necesidad de recurrir a acciones legales.
En suma, para un eficaz proceso de cobranza, lo ideal es que puedas diseñar un esquema escalonado, con diferentes etapas de cobranza, empezando con cobranza preventiva y administrativa, pasando a extrajudicial o intermediación si falla, y dejando la judicial como último recurso.
¿Cómo la tecnología puede ayudar con los tipos de cobranza
Actualmente, la tecnología es fundamental en los sistemas de cobranza, ya que cambió la manera en que las empresas gestionan sus ingresos y la relación con los clientes. Ya no se trata solo de ir detrás de los clientes morosos, sino de recuperar el flujo de caja de forma rápida, eficiente y amigable.
La cobranza ya no depende solo de llamadas y correos tradicionales, sino que existen herramientas tecnológicas con ayuda de inteligencia artificial, que facilitan un proceso de cobranza más ágil, organizado y efectivo. Te decimos cuáles son las más utilizadas y modernas:
- Software de gestión de cobranza (CRM especializado): son plataformas que centralizan toda la información de clientes, pagos, estatus de facturas y seguimiento. Automatizan recordatorios, clasifican clientes según riesgo y generan reportes en tiempo real.
- Automatización de recordatorios de pago: sistemas que envían mensajes predefinidos por correo, mensajes de texto, WhatsApp, llamadas telefónicas o cartas digitales. Se configuran con IA para enviarse de forma automática, según la fecha de pago y el estado de la deuda. Esto ayuda a evitar olvidos y reducir la morosidad sin necesidad de intervención manual.
- Plataformas de pago en línea: son sistemas de integración con pasarelas de pago o billeteras digitales que posibilitan el pago inmediato. Mientras más fácil sea pagar, más rápido lo hará el cliente.
- Dashboards de análisis y reportes: son herramientas de Business Intelligence (BI), que permiten monitorear KPIs, aging de cartera, clientes morosos, recuperación de deudas lograda, efectividad por gestor, etc. Son recursos valiosos que ayudan a tomar decisiones rápidas basadas en datos confiables.
- Firmas electrónicas y contratos digitales: son sistemas que facilitan acuerdos de pago, renegociaciones o compromisos formales con seguridad jurídica y sin necesidad de procesos presenciales, lo que permite agilidad en la gestión de cobranza.
- Inteligencia artificial y scoring de cliente: algunas plataformas usan IA para predecir qué clientes tienen mayor riesgo de incumplimiento. Esto ayuda a segmentar los esfuerzos de cobranza, priorizar los casos más críticos y ahorrar gastos de cobranza.
- Aplicaciones móviles de cobranza: son dispositivos pensados para equipos en campo o empresas que manejan pagos presenciales. Por ejemplo, apps de bancos y fintech que permiten registrar cobros y generar comprobantes al instante.
Una gestión de cobranza ágil, con el tipo de cobranza adecuado y herramientas tecnológicas innovadoras, mejora los procesos internos de las empresas, facilita los pagos de los clientes, incrementa la recuperación de cartera de clientes y ofrece datos para tomar mejores decisiones. Lo cual, sin lugar a dudas, favorece la gestión financiera de toda empresa.
Conoce de primera mano cómo funciona la primera infraestructura AI de cobranza digital en Latinoamérica y mejora tus tasas de recupero. Contáctanos para saber más.
